1. Le portail formulaires de la Ville de Luxembourg est un site Internet qui met à votre disposition des services dans le but de faciliter et de simplifier vos démarches administratives.

2. L’utilisation du service portail formulaires est facultative et gratuite. Vous avez toujours la possibilité de passer directement par l’intermédiaire de l’administration communale pour traiter votre demande de manière traditionnelle. L’utilisation du service s’effectue dans le cadre des dispositions législatives et réglementaires en vigueur relatives aux différentes démarches administratives proposées. L’utilisation du service est subordonnée à l’acceptation des présentes conditions générales d’utilisation et, le cas échéant, des conditions spécifiques propres à chacune des démarches administratives proposées.

3. Pour pouvoir accéder au service portail formulaires vous devez être âgé de 18 ans au moins ou être un mineur émancipé de plus de 16 ans.

4. Vous n’êtes autorisé à remplir une demande ou un formulaire pour le compte d’un tiers que si vous êtes le représentant légal de ce dernier ou si vous en avez expressément reçu mandat.

5. L’accès au portail formulaires se fait par les réseaux de communication de l’Internet. Vous déclarez en connaître les risques et les accepter. Vous devez vous prémunir contre les effets de la piraterie informatique en adoptant une configuration informatique adaptée et sécurisée. La Ville de Luxembourg ne saurait être tenue pour responsable d’un quelconque dommage que vous subiriez directement ou indirectement en relation avec votre navigation sur le portail formulaires.

6. Pour pouvoir utiliser la partie transactionnelle (signature électronique et transmission automatisée au service en charge) il faut disposer d’un certificat LuxTrust qui permet de signer électroniquement et valablement vos demandes ou formulaires.

7. Vous vous engagez à ne fournir que des informations vraies, exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où les données fournies par l’usager sont fausses, inexactes, périmées ou incomplètes, la Ville de Luxembourg se réserve le droit de suspendre ou de résilier la démarche administrative, voire de refuser l’accès immédiat et futur au service, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité civile et/ou pénale qui pourraient être engagées à l’encontre de l’usager.

8. L’utilisation de la partie transactionnelle (signature électronique et transmission automatisée au service en charge) nécessite la possession préalable d’un certificat LuxTrust, qui permet de signer électroniquement vos demandes ou formulaires de façon légale et valable. Pour en savoir plus sur les certificats LuxTrust et leurs moyens d’obtention, veuillez vous adresser directement à LuxTrust S.A. aux coordonnées suivantes : LuxTrust S.A., 7 rue Alcide de Gasperi. L-2010 Luxembourg. L’utilisation des certificats de LuxTrust est soumise aux conditions d’utilisation fournies par LuxTrust S.A.

9. La plupart des formulaires peuvent être remplis directement en ligne en se laissant guider par une interview intelligente qui vous indiquera les champs à remplir dans votre situation concrète et en prenant en compte les informations que vous fournirez.

10. Si vous ne possédez pas de certificat LuxTrust, l’interview intelligente se limitera à la génération du formulaire complété en fonction des informations que vous avez fournies et la génération d’une liste des pièces complémentaires. Vous devrez alors imprimer et signer manuellement le formulaire, puis le transmettre par voie postale avec les pièces nécessaires au service en charge de votre demande.

11. Avant de signer ou de transmettre le formulaire, le portail formulaires vous donne la possibilité de voir un récapitulatif de votre demande, vous permettant de vérifier, modifier ou de corriger les données fournies.

12. Si vous possédez un certificat LuxTrust et lorsque qu’une signature est requise, vous pouvez apposer votre signature sur le formulaire électronique. Le fait de signer électroniquement déclenche immédiatement et sans intervention de votre part l’envoi de la demande au service en charge.

13. Lorsque votre formulaire est transmis électroniquement au service en charge de votre demande, les informations que vous avez renseignées sont enregistrées et traitées électroniquement avec ou sans intervention manuelle.

14. La signature électronique est l’équivalent numérique de la signature traditionnelle manuscrite, les deux ayant la même valeur juridique. L’usager titulaire du certificat électronique LuxTrust qui appose sa signature électronique sur le formulaire administratif, signe valablement le document conformément à l’article 1322-1 du Code Civil introduit par la loi modifiée du 14 août 2000 relative au commerce électronique.

15. La loi modifiée du 14 août 2000 définit : « La signature électronique consiste en un ensemble de données, liées de façon indissociable à l’acte, qui en garantit l’intégrité et satisfait aux conditions posées à l’alinéa premier du présent article. » Autrement dit, elle permet d’identifier celui qui appose la signature et qui manifeste son adhésion au contenu de l’acte signé.

16. Les signatures électroniques créées dans des conditions de sécurité optimales (p.ex. par LuxTrust) ont la même valeur que la signature manuscrite. La loi prévoit en effet qu’« une signature électronique créée par un dispositif que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif et qui repose sur un certificat agréé » émis par un prestataire de service de certification accrédité bénéficie automatiquement des conséquences juridiques attachées à la signature au sens du code civil. Elle sera considérée comme équivalente à une signature manuscrite : elle sera recevable en justice et le juge ne pourra remettre en cause sa valeur probante intrinsèque.

17. Les sites Internet de la Ville de Luxembourg gèrent l’utilisation des renseignements personnels conformément à la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel (publiée le 13 août 2002 au Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg). En continuant votre démarche, vous acceptez que vos données soient enregistrées et traitées automatiquement.

18. Les données ne seront traitées que dans le but de vous permettre d’effectuer votre demande. Vos données ne seront pas enregistrées afin de réaliser des traitements statistiques ou historiques. Elles ne seront pas utilisées à des fins commerciales ou à d’autres fins. La communication des données est facultative mais certaines demandes ne peuvent être effectuées que si les données demandées sont fournies.

19. Pour pouvoir remplir un formulaire en ligne, il faut que vous acceptiez un témoin (« cookie ») de notre serveur. Ce témoin ne contient pas de données nominatives et ne retrace en aucun cas votre utilisation d’Internet en dehors du formulaire. Le témoin peut être effacé après le remplissage du formulaire.

20. L’adresse IP de votre ordinateur est automatiquement sauvegardée par le système. Toutefois, cette information ne sera pas exploitée, sauf en cas de circonstances spéciales et dans les limites des lois applicables, par exemple dans le cadre d’une enquête judiciaire.

21. Vos données seront communiquées au services responsables du traitement de votre demande. Elles seront accessibles aussi par le Service e-City (développement des services Internet) et le Service Informatique (gestion de l’infrastructure informatique). En fonction du mode de paiement choisi (s’il s’avère nécessaire), vous acceptez que certaines données soient communiquées à nos partenaires de facturation. Ces partenaires sont liés par une convention à la Ville de Luxembourg.

22. Vos données seront sauvegardées aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir le service demandé et pour respecter les délais de prescription légaux. Le Service Informatique de la Ville de Luxembourg enregistrera les données fournies dans le cadre de l’utilisation de la partie transactionnelle du portail formulaires en complément d’un enregistrement par le service en charge de votre demande.

23. Conformément à la loi sur la protection des données, vous avez le droit d’accéder aux données vous concernant conformément à l’article 28(1) de la loi modifiée du 2 août 2002 ; vous avez le droit de vous opposer à tout traitement de données vous concernant conformément à l’article 30(1) de la loi modifiée du 2 août 2002. Pour faire usage de ces droits, vous pourrez introduire une demande auprès du responsable du traitement : Service e-City de la Ville de Luxembourg, 110 avenue Gaston Diderich, L-1420 Luxembourg.

24. La Ville de Luxembourg se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le portail formulaires pour des raisons de maintenance, de mise à jour, ou pour tout autre motif jugé nécessaire. La Ville de Luxembourg pourra notamment à tout moment retirer, ajouter, compléter ou préciser tout ou partie des informations et services contenus ou proposés sur le portail formulaire. Aucune responsabilité pour un quelconque dommage direct ou indirect en relation avec de telles modifications ne pourra être retenue à l’encontre de la Ville de Luxembourg.

25. En cas d’indisponibilité temporaire ou totale du service portail formulaires pour quelque raison que ce soit, la responsabilité de la Ville de Luxembourg ne pourra être engagée en aucun cas, l’usager disposant toujours de la voie traditionnelle pour effectuer sa démarche administrative. En cas de mauvaise utilisation du service portail formulaires par l’usager, la responsabilité de la Ville de Luxembourg ne pourra pas être engagée. La Ville de Luxembourg ne pourra être tenue responsable des dommages quelconques, directs ou indirects, matériels ou immatériels résultant notamment de la consultation et/ou de l’utilisation du portail formulaires et des éventuelles applications en téléchargement, comme de l’utilisation des informations textuelles ou visuelles recueillies qui n’ont aucune vocation d’exhaustivité ainsi que de l’utilisation des vulgarisations et traductions des textes de loi proposées qu’à titre informatif, seuls les textes de loi publiés de manière officielle font foi ; de même que la Ville de Luxembourg n’encourt aucune responsabilité du chef de tout préjudice financier ou commercial, de pertes de programme ou de données dans le système d’information invoqués par l’usager.

26. La Ville de Luxembourg assurera au mieux la sécurité du système informatique et la confidentialité de vos données.

27. La Ville de Luxembourg assurera au mieux l’exactitude des informations ou services contenues sur le portail formulaires. Cependant, sa responsabilité ne saurait être retenue en cas d’erreurs de manipulation du système ou d’encodage, d’inexactitudes, ou de lacunes dans les informations fournies. En effet, l’objectif est de diffuser des informations exactes et à jour provenant de diverses sources, mais la Ville de Luxembourg ne saurait toutefois éviter tout risque d’erreur. Étant donné que le portail formulaires ne remplace pas les procédures applicables en matière administrative, aucune indemnité ou compensation ne pourra être réclamée par l’utilisateur du portail formulaires dans le cas où le service compétent demande des informations supplémentaires ou si le service compétent ne donne pas une suite favorable à votre demande introduite par le portail formulaires. Certaines présentations sont basées sur des hypothèses et ne représentent qu’imparfaitement ou simplifient les réalités. En cas de doute, il est fortement recommandé de consulter l’administration compétente avant de tirer des conclusions définitives.

28. Le portail formulaires de la Ville de Luxembourg, tous ses éléments (y compris la mise en page) ainsi que les informations et services sont fournis sous la licence CreativeCommons « by-sa ». Vous êtes autorisé à consulter, télécharger, modifier, redistribuer les documents et informations disponibles aux conditions suivantes : 1) vous devez mentionner la source ; 2) vous devez redistribuer l’information sous la même licence (CreativeCommons by-sa).

29. Tous les liens (liens simples indiquant uniquement l’url du portail et liens profonds directement vers un formulaire) vers le portail formulaires sont permis sans restriction. Toutefois la Ville ne saurait être tenue responsable si par la suite de réorganisation de l’information sur le portail vos liens n’aboutissent plus.

30. Le portail formulaires ne peut être intégré d’une quelconque manière, en tout ou en partie, dans un autre site Internet, par exemple par des techniques de cadrage (« framing ») ou d’insertion par lien hypertexte (« inlining ») ou de capture sélective de certaines informations (« clipping »). La Ville se réserve le droit d'entamer des poursuites judiciaires à l'encontre des gestionnaires du site qui emploierait ces techniques.

31. Pour votre convenance, le portail formulaires peut contenir des liens vers d’autres sites qui peuvent vous être utiles ou qui peuvent vous intéresser. La Ville de Luxembourg ne contrôle pas le contenu de ces sites et ne peut être tenue responsable du contenu ou de l’exactitude des informations de ces sites.

32. Les présentes conditions générales d’utilisation peuvent être modifiées et/ou complétées à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au portail formulaires, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Dans la mesure du possible, l’existence d’une nouvelle version des présentes conditions d’utilisation sera mentionnée sur le portail formulaires.

33. Tout litige relatif à l’utilisation du portail formulaires sera soumis à la loi luxembourgeoise et sera de la compétence exclusive des juridictions du Grand Duché de Luxembourg.